Één voorraad, of de illusie ervan
Het moeilijke van unified commerce is zelden de kassa. Het is beslissen welk systeem de voorraad bezit, hoe retouren over kanalen gaan, wat medewerkers mogen zien en wijzigen, en wat er gebeurt als het netwerk wegvalt. Die beslissingen brengen we in kaart voordat we iets installeren, en daarna bouwen we POS, hardware, rollen en koppelingen eromheen.
BEWEZEN
RESULTATEN
TOTALE OMZET T.O.V. VORIGE PERIODE
Winkel en webshop als één bedrijf
Shopify POS draait op dezelfde backend als je webshop. Producten, prijzen, klantprofielen, cadeaubonnen en orders zijn gedeeld, en voorraad wordt per locatie bijgehouden. Dat is het fundament. Of het in de praktijk werkt, hangt af van hoe je locaties, orderroutering en fulfilmentregels inricht. Die bepalen welke winkel of welk magazijn welke order pickt.
Voorraad per locatie, met transfers tussen magazijn en winkels
Regels voor orderroutering die bepalen welke locatie een online order uitlevert
Ship-from-store vanuit POS (POS Pro), zodat winkelvoorraad online orders kan uitleveren
Afhalen in de winkel voor click & collect, met een melding aan de klant (POS Pro)
Online orders ruilen of retourneren in de winkel (POS Pro)
Eén klantprofiel en één orderhistorie over alle kanalen
Cadeaubonnen die online en in de winkel werken
Per locatie bepalen we of die alleen verkoopt, ook online orders uitlevert of voorraad levert aan andere winkels. Die keuze raakt personeelsplanning, verpakking, rapportage en de manier waarop winkelteams worden afgerekend. We maken hem daarom samen met retail operations, niet alleen met het eCommerce-team.
POS Pro, hardware en personeelsrollen
Elk betaald Shopify-abonnement bevat de basisfuncties voor verkoop in de winkel, voorheen POS Lite. POS Pro is een betaalde uitbreiding per locatie, met functies die winkels met personeel en volume meestal nodig hebben: rollen en rechten voor medewerkers, ship-from-store, ruilen, afhalen in de winkel en uitgebreidere tools voor voorraad en rapportage. Op Shopify Plus zijn de eerste 20 POS Pro-locaties inbegrepen. Per locatie bepalen we welk niveau nodig is. Een pop-up en een flagshipstore vragen zelden hetzelfde.
Hardware kiezen we op basis van de winkelindeling en de betaalinrichting: kaartlezers, tablets of telefoons, barcodescanners, bonprinters en kassalades. Welke kaartlezers en betaalmethoden van Shopify beschikbaar zijn, verschilt per land, en in sommige regio’s werkt Tap to Pay op een telefoon. Dat controleren we per markt voordat er iets besteld wordt.
Medewerkers loggen in met een eigen pincode. Hoeveel medewerkers POS kunnen gebruiken, hangt af van je Shopify-abonnement. Met POS Pro krijgt iedereen daarnaast een rol die bepaalt wat ze mogen: korting geven, terugbetalen, prijzen aanpassen of de kas beheren. Verkopen kun je dan aan individuele medewerkers toewijzen. Dat is belangrijk als provisie of winkeltargets daarvan afhangen, en het laat zien wie in het team extra training nodig heeft.
Offline, koppelingen en lokale regels
Shopify POS kan blijven verkopen als het netwerk uitvalt, maar met grenzen. Contante en handmatige betalingen gaan offline door. Kaartbetalingen op ondersteunde kaartlezers werken alleen offline als je dat vooraf aanzet, binnen limieten per apparaat en per transactie. Ze worden pas verwerkt zodra de verbinding terug is, dus een kaart kan achteraf nog worden geweigerd. Cadeaubonnen, retouren en ruilen vragen een verbinding. We spreken vooraf af wat medewerkers tijdens een storing doen.
Een kassa staat zelden op zichzelf. Winkelverkopen moeten naar finance, voorraadmutaties via een ERP-koppeling naar het ERP, en loyaltyprogramma’s of clienteling-tools hebben dezelfde klant nodig. Die koppelingen ontwerpen we met dezelfde zorg als de kassa zelf. Waar winkelpersoneel een eigen workflow op het scherm nodig heeft, gebruiken we POS UI extensions.
Ook lokale regels tellen mee. In Duitsland moeten elektronische kassasystemen voldoen aan de KassenSichV en gekoppeld zijn aan een gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening (TSE). Shopify biedt daarvoor een eigen app, TSE (KassenSichV), met een cloud-TSE van Fiskaly en een maandbedrag per locatie. Ook de eisen aan bonnen, btw en facturen verschillen per land, en Frankrijk en Spanje hebben eigen fiscale regels. We controleren ze daarom per markt tijdens het ontwerp.
Zo rollen we Shopify POS uit
Winkelbezoek en processen. We lopen mee in een winkel en met het operationsteam, en brengen afrekenen, retouren, voorraadtellingen, goederenontvangst en het openen en sluiten van de winkel in kaart.
Voorraad en fulfilment. We leggen locaties, voorraadeigenaarschap, orderroutering en de regels voor ship-from-store en click & collect vast, en bepalen welk systeem leidend is voor voorraad en prijzen.
Hardware en betalingen. We kiezen kaartlezers, scanners en printers per winkelindeling, controleren de beschikbaarheid per land en richten betalingen, bonnen, btw-instellingen en eventuele fiscale eisen in.
Rollen en koppelingen. We stellen rollen, rechten en pincodes in, koppelen finance, ERP, loyalty en andere systemen, en testen verkopen, terugbetalingen, ruilingen en transfers over alle kanalen.
Pilotwinkel. Eén winkel gaat eerst live, met personeel dat op echte scenario’s is getraind. In de eerste weken verzamelen we knelpunten en passen we instellingen aan voordat de volgende winkels volgen.
Uitrol en nazorg. De overige winkels volgen in geplande rondes, buiten piekperiodes. Na livegang monitoren we synchronisatie, voorraadnauwkeurigheid en vragen van personeel, en scherpen we rollen en routering aan waar nodig.
Online en offline als één
Winkels en webshop koppelen?
Vertel ons hoeveel winkels je hebt en welke systemen voorraad en betalingen regelen. We reageren met een eerste beeld van hoe Shopify POS past en wat een uitrol inhoudt.
