Welk systeem is de bron van waarheid
Elke koppeling begint met één vraag per veld: welk systeem is de eigenaar. Voorraad, prijs, productdata, klant en order hebben elk één eigenaar en een duidelijke richting nodig. Dat leggen we vast, we kiezen tussen middleware, native connectors en maatwerk, en bouwen met retries, logging en alerts zodat een mislukte sync zichtbaar is voordat een klant het merkt.
Welke systemen we koppelen
Shopify staat naast de systemen die de rest van het bedrijf draaien: ERP voor artikelen, prijzen en financiën, WMS voor voorraad en verzending, en vaak een PIM en een kassa. Voorbeelden uit ons eigen werk:
Exact, gekoppeld via xCore voor John Beerens, voor B2C en B2B in één Shopify-webshop.
SRS, via een connector die we zelf hebben gebouwd.
ERP- en WMS-connectoren voor OGÉR, die webshop, Shopify POS en de winkels verbinden.
ERP- en WMS-connectoren voor Mystic, met orderroutering over drie continenten.
Andere ERP's, zoals Microsoft Dynamics, SAP Business One of NetSuite, volgen dezelfde methode. De route hangt af van de API van het ERP en van de middleware die je misschien al hebt. Productdata komt meestal uit een PIM; zie PIM-koppeling.
Wat er synchroniseert, en in welke richting
Elke datastroom krijgt één eigenaar en één richting. Een gebruikelijke opzet:
Artikelen, varianten en artikelnummers: van ERP of PIM naar Shopify.
Voorraad per locatie: van ERP of WMS naar Shopify, zo dicht bij realtime als de systemen toelaten.
Prijzen en B2B-prijslijsten: van ERP naar Shopify, zodat een prijs nooit twee keer wordt bijgehouden.
Orders, betalingen en kortingen: van Shopify naar ERP en WMS.
Fulfilment en track-and-trace: van WMS terug naar Shopify, zodat klanten de juiste mail krijgen.
Retouren, terugbetalingen en facturen: terug naar het ERP, zodat finance de maand sluit zonder handwerk.
Dat leggen we per veld vast voordat er iets gebouwd wordt, zodat de vraag welk getal klopt nooit meer opkomt.
Connector, middleware of maatwerk
Er zijn drie routes, en de juiste verschilt per koppeling:
Een standaardconnector, zoals xCore voor Exact: het snelst ingericht, zolang hij je velden en processen dekt.
Een integratieplatform (middleware): handig als meerdere systemen en webshops data uitwisselen, zoals bij de middleware die we voor North Actionsports Group bouwden.
Een maatwerkconnector: als geen connector past, als de koppeling omzet bepaalt, of als je per order betaalt voor iets dat je zelf kunt bezitten.
We kiezen op basis van hoe centraal de stroom is, hoe vaak hij verandert en wat een storing kost, niet op wat wij toevallig het best kennen. Maatwerkapps en connectoren lees je uitgebreider op Shopify-koppelingen.
Fouten, monitoring en onderhoud
Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling. Alles wat we bouwen krijgt:
Herhaalpogingen bij tijdelijke fouten, zodat een korte storing geen order kost.
Logging per bericht, zodat je ziet wat er wanneer verstuurd is en met welk resultaat.
Meldingen aan een vaste eigenaar als er iets misgaat, voordat een klant het merkt.
Een manier om mislukte berichten opnieuw te verwerken zonder developer.
Documentatie van elke stroom, elk veld en elke eigenaar.
Onderhoud na de livegang, inclusief de API-versies die Shopify elk kwartaal uitbrengt.
