Kosmetik in der EU verkaufen: was Compliance für Ihren Shop bedeutet, nicht nur für Ihre Rezeptur

Die CPNP-Bestätigung fühlt sich an wie eine Ziellinie. Ihre verantwortliche Person hat die Notifizierung eingereicht, der Sicherheitsbericht ist unterschrieben, die Produktinformationsdatei liegt, wo sie hingehört, und das Produkt darf in der EU in Verkehr gebracht werden. Das ist ein echter Meilenstein. Es ist aber auch der Punkt, an dem still und leise eine zweite Aufgabe beginnt. Und die spielt sich in Ihrem Shop ab, nicht in einem Behördenportal.

Die meisten Leitfäden zum Verkauf von Kosmetik in der EU enden mit dieser Bestätigung. Sie erklären, wie Sie eine verantwortliche Person benennen, den Sicherheitsbericht erstellen lassen und das Produkt notifizieren, und betrachten die Arbeit damit als erledigt. Kaum behandelt wird, was Ihr Shopify-Katalog und Ihre Produktseiten zeigen müssen, sobald das Produkt live ist, in welchen Sprachen, und wie Sie all das korrekt halten, wenn sich die Regeln ändern. Um diese Hälfte geht es in diesem Artikel.

Zuerst: was die Notifizierung regelt und was sie Ihrem Shop überlässt

Die Notifizierung über das Cosmetic Products Notification Portal, eine in der EU ansässige verantwortliche Person und ein unterschriebener Sicherheitsbericht erlauben es, ein Produkt in der EU in Verkehr zu bringen. Sie legen nicht fest, was Ihr Onlineshop zeigt, in welcher Sprache oder wie Ihre Claims formuliert sind. Diese zweite Ebene liegt auf Ihren Produktseiten.

Die rechtliche Grundlage bildet die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009. Bevor ein kosmetisches Mittel in der EU in Verkehr gebracht wird, muss eine in der EU ansässige verantwortliche Person benannt sein. Für das Produkt muss ein Sicherheitsbericht vorliegen, als Teil einer Produktinformationsdatei, die bis zehn Jahre nach der letzten Charge aufbewahrt wird. Und das Produkt muss über das CPNP notifiziert sein. Ein nicht notifiziertes Produkt darf nicht vertrieben werden. Die Compliance-Beratungen, die die Suchergebnisse dominieren, erklären das gründlich, und die Zusammenfassung der Pflichten durch die Europäische Kommission stellt es übersichtlich dar.

Die Notifizierung regelt die Rechtmäßigkeit im Moment des Inverkehrbringens. Über den Shop sagt sie fast nichts. Für ihn gelten zwei andere Teile derselben Verordnung: die Kennzeichnungsregeln in Artikel 19 und die Regeln für Werbeaussagen in Artikel 20. Beide betreffen die Art, wie ein Produkt auf dem Markt bereitgestellt wird, auch online. Hier findet die Übergabe statt. Das Portal schließt eine Aufgabe ab und eröffnet die nächste.

Was auf Ihren Produktseiten tatsächlich stehen muss

Eine Produktseite für Kosmetik in der EU muss die Informationen zeigen, die ein Käufer sonst auf der Verpackung liest: die vollständige Liste der Bestandteile nach INCI, den Verwendungszweck, etwaige Warnhinweise und Vorsichtsmaßnahmen, die Nennfüllmenge sowie Name und Anschrift der verantwortlichen Person. Für den Onlineverkauf verlangt die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) zusätzlich Angaben zum Wirtschaftsakteur und einen Weg, ihn zu kontaktieren.

Artikel 19 legt fest, welche Pflichtangaben unverwischbar, leicht lesbar und gut sichtbar auf Behältnis und Verpackung stehen müssen. Im Fernabsatz muss der Käufer diese Informationen außerdem vor dem Kauf sehen können. In der Praxis gehören sie also auf die Produktseite selbst und nicht nur auf den Karton, der später ankommt. Die Angaben zur verantwortlichen Person dürfen online verkürzt erscheinen, meist mit Name, Postleitzahl und Ländercode. Für den elektronischen Kontakt genügt oft die Website der verantwortlichen Person.

Wer über den eigenen Shop statt über einen Marktplatz verkauft, hat dadurch nicht weniger Pflichten. Eher im Gegenteil: Die Verantwortung bündelt sich, weil Sie die gesamte Darstellung selbst bestimmen. Ein Marktplatz gibt eigene Pflichtfelder vor und zeigt einen Teil dieser Informationen vielleicht für Sie an, die rechtliche Pflicht bleibt aber bei der Marke. In Ihrem eigenen Shopify-Shop liegt jedes Pflichtfeld bei Ihnen: Sie müssen es anzeigen, und Sie müssen es korrekt halten.

Konkret muss die Produktseite Folgendes enthalten:

• Die vollständige INCI-Liste. Dieselbe Liste wie auf der Verpackung, in der standardisierten INCI-Nomenklatur, vollständig statt zusammengefasst.

• Der Verwendungszweck. Wofür das Produkt gedacht ist, wenn sich das nicht aus dem Namen ergibt.

• Warnhinweise, Vorsichtsmaßnahmen und Haltbarkeit nach dem Öffnen. Alle Warntexte sowie die Angaben zur Haltbarkeit oder Verwendungsdauer nach dem Öffnen, die für die Rezeptur gelten.

• Nennfüllmenge. Die Menge, so wie sie auf der Verpackung angegeben ist.

• Angaben zur verantwortlichen Person. Name und Anschrift, wo zulässig in der verkürzten Onlineform, plus ein Kontaktweg.

• Identifikation des Wirtschaftsakteurs. Für Onlineangebote nach der GPSR vorgeschrieben, damit Käufer und Behörden erkennen, wer verantwortlich ist.

Hinter der Liste steht ein einfaches Prinzip: Gleichwertigkeit. Was ein Kunde nach Erwartung der Behörde auf der Verpackung lesen kann, muss ein Onlinekäufer vor dem Kauf lesen können. Eine Seite, die für das Marketing vollständig aussieht, kann trotzdem genau die Felder vermissen lassen, nach denen eine Marktüberwachungsbehörde zuerst sucht.

Claims: Das Risiko entsteht im Shop, nicht im Labor

Artikel 20 der Kosmetikverordnung verbietet Claims, die einem Produkt Merkmale oder Funktionen zuschreiben, die es nicht hat. Nach den gemeinsamen EU-Kriterien muss jeder Claim wahrheitsgetreu, belegbar, redlich und lauter sein. Im Shop reicht diese Pflicht weit über das Etikett hinaus. Sie gilt für Produkttexte, Kollektionsbeschreibungen, Banner auf der Startseite, E-Mails und sogar für Meta Descriptions und strukturierte Daten.

Genau hier kann eine Marke mit einwandfreier Sicherheitsdokumentation trotzdem aus der Compliance rutschen. Wirksamkeitsversprechen wie weniger sichtbare Falten oder eine gestärkte Hautbarriere, Zusätze wie „klinisch erwiesen“ oder „dermatologisch getestet“ und die zunehmend kritisch geprüften Claims „frei von“ und „natürlich“ brauchen alle Belege, die den gemeinsamen Kriterien standhalten. Und diese Belege müssen den Claim genau in seiner Formulierung stützen, für genau das Produkt, bei dem er steht.

Das strukturelle Problem ist die Vervielfältigung. Ein Claim steht selten nur an einer Stelle. Er erscheint auf der Produktseite, in der Beschreibung der Kollektion, zu der das Produkt gehört, in einem Kampagnenbanner, in einer bezahlten Anzeige, in der Meta Description und im JSON-LD, das Suchmaschinen auslesen. Jede dieser Stellen ist eine eigene Kopie desselben Claims, und jede muss für sich allein belastbar sein.

Ein Claim ist nur so rechtssicher wie die Kopie, um die sich niemand mehr kümmert.

Deshalb ist Claim-Compliance im Shop eine Frage der Content-Steuerung und keine einmalige Textkorrektur. Läuft ein Beleg aus oder werden die gemeinsamen Kriterien für eine bestimmte Art von Claim strenger, ändern Sie nicht einfach einen Satz. Sie suchen jede Kopie dieses Satzes in einem Katalog, der nie dafür gebaut wurde, festzuhalten, wo seine Claims stehen.

Verkauf in mehreren EU-Ländern: Jeder Markt bringt eine Sprache mit

Pflichtangaben für Kosmetik müssen in der Amtssprache oder den Amtssprachen jedes Mitgliedstaats stehen, in dem das Produkt verkauft wird. Eine einzige CPNP-Notifizierung gilt dank des freien Warenverkehrs für die ganze EU, die Sprachpflicht aber gilt pro Zielmarkt. Der Mehraufwand beim Verkauf in mehreren Ländern entsteht also im Shop, nicht bei der Notifizierung.

Hier scheitern Marken, die glauben, eine rechtskonforme englische Seite decke die ganze EU ab. Das tut sie nicht. Ein Shop, der nach Frankreich, Deutschland und in die Niederlande verkauft, muss die Liste der Bestandteile, die Warnhinweise und die Angaben zur verantwortlichen Person in der Amtssprache jedes Markts zeigen. Es geht also nicht nur um übersetzte Marketingtexte für die Conversion. Die Pflichtangaben gehören zu dem, was lokalisiert werden muss, und sie haben auf Niederländisch oder Deutsch dasselbe rechtliche Gewicht wie auf Englisch.

Der Geltungsbereich reicht über die EU hinaus. Der Europäische Wirtschaftsraum überträgt denselben Rahmen auf Norwegen, Island und Liechtenstein, wer dort verkauft, hat also dieselbe Pflicht. Das Vereinigte Königreich dagegen hat inzwischen ein eigenes System mit eigenem Notifizierungsweg und einer eigenen, im Vereinigten Königreich ansässigen verantwortlichen Person. Das ist ein paralleles Projekt, keine Übersetzung des EU-Verfahrens. Für einen Start in der EU ist die praktische Folgerung einfacher: eine Notifizierung, aber eine Sprachmatrix, die mit jedem neuen Markt wächst.

So bilden Sie das im Shopify-Katalog ab, damit es korrekt bleibt

Auf Shopify hat sich folgender Weg bewährt: Sie speichern die Pflichtangaben als strukturierte Produkt-Metafelder, also INCI-Liste, Warnhinweise, Angaben zur verantwortlichen Person und Haltbarkeit nach dem Öffnen, und zeigen sie auf jeder Produktseite gleich an. Shopify Markets und Translate and Adapt liefern dann jedem Markt die vorgeschriebene Sprache. So wird Compliance vom Text, der über viele Seiten verstreut ist, zu einem Datenmodell, das der Katalog durchsetzt.

Stimmt die Grundstruktur, ist die Umsetzung unkompliziert. Legen Sie für jede Pflichtangabe ein Metafeld an und geben Sie diese Felder im Produkt-Template aus. Dann zeigt jedes Produkt sie automatisch an, auch jedes, das später hinzukommt, und niemand muss daran denken, sie einzufügen. Shopify Markets übernimmt die Struktur pro Markt, und Translate and Adapt oder eine vergleichbare Übersetzungsebene hält die lokalisierte Fassung jedes Pflichtfelds für Ihre Zielmärkte bereit. Auch Claims, die Belege brauchen, liegen in gesteuerten Feldern. So gibt es für jeden Claim eine Quelle statt eines Dutzends von Hand abgetippter Kopien.

Der Nutzen zeigt sich in der Pflege, und dort liegt die eigentliche Arbeit. Kosmetik-Compliance in der EU ist kein einmaliges Launch-Ereignis. Die Anhänge, die Inhaltsstoffe beschränken, werden laufend aktualisiert, mehrmals im Jahr. Eine verantwortliche Person kann wechseln. Ein Claim, der letztes Jahr unproblematisch war, kann an verschärften Kriterien scheitern. Sind die Pflichtangaben ein Feld, das überall ausgegeben wird, ist ein Update eine einzige Änderung an der Quelle. Sind sie freier Text, der auf Hunderte Seiten kopiert wurde, wird dasselbe Update zur Suche im gesamten Katalog nach jeder Stelle, an der die alte Formulierung noch steht. In den Shopify-Plus-Katalogen, an denen Flatline gearbeitet hat, waren es die Marken mit Compliance-Daten in strukturierten Feldern, die eine Änderung der Anhänge ohne manuelles Audit umsetzen konnten.

Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Die sichere Reihenfolge

Wenn die Abfolge unklar ist, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor. Für einen Start in nur einem Markt reichen die ersten drei Schritte, für den Verkauf in mehreren Märkten brauchen Sie alle fünf:

1. Prüfen Sie, ob das Produkt rechtmäßig notifiziert ist. Verantwortliche Person benannt, Sicherheitsbericht vollständig, CPNP-Notifizierung eingereicht. Solange das nicht erledigt ist, spielt im Shop nichts eine Rolle.

2. Sorgen Sie dafür, dass jede Produktseite die Pflichtangaben der Verpackung zeigt. INCI-Liste, Verwendungszweck, Warnhinweise, Nennfüllmenge und Angaben zur verantwortlichen Person, fest im Aufbau der Seite verankert statt vom Gedächtnis abhängig.

3. Gleichen Sie Ihre Claims mit ihren Belegen ab. Jeder Wirksamkeits-, Klinik- und „frei von“-Claim, an jeder Stelle, an der er steht, zurückgeführt auf Belege, die genau diese Formulierung stützen.

4. Lokalisieren Sie die Pflichtangaben für jeden Markt. Nicht nur die Marketingtexte, sondern auch die Pflichtfelder, in der Amtssprache jedes Ziellands.

5. Überführen Sie diese Informationen in strukturierte Felder. Dann ist das nächste Update der Anhänge, ein Wechsel der verantwortlichen Person oder ein geänderter Claim eine einzige Änderung statt einer Suche.

Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut. Wer Claims lokalisiert, die noch nicht belegt sind, vervielfacht nur das Risiko. Und wer Felder anlegt, bevor klar ist, was hineingehört, baut schneller die falsche Struktur.

Häufige Fragen

Darf ich Kosmetik ohne CPNP-Notifizierung online in der EU verkaufen? 

Nein. Jedes kosmetische Mittel muss vor dem Inverkehrbringen über das CPNP notifiziert werden, egal ob es im Laden, auf einem Marktplatz oder direkt über Ihren eigenen Shop verkauft wird. Der Onlineverkauf ist keine Ausnahme.

Brauche ich für jede Variante oder jeden Duft einen eigenen Sicherheitsbericht? 

Ja. Jede eigenständige Rezeptur, auch ein anderer Duft desselben Produkts, braucht einen eigenen Sicherheitsbericht als Teil der Produktinformationsdatei. Eine Variante ist eine neue Rezeptur, keine Etikettenänderung.

Dürfen meine Produktseiten und Etiketten nur auf Englisch sein? 

Nein. Pflichtangaben müssen in der Amtssprache jedes Mitgliedstaats stehen, in dem das Produkt verkauft wird. Eine rein englische Seite reicht für den französischen oder deutschen Markt also nicht aus. Das betrifft die Marketingtexte ebenso wie die Pflichtfelder.

Wer kann als meine verantwortliche Person fungieren? 

Eine verantwortliche Person muss eine in der EU ansässige juristische oder natürliche Person sein. Das kann der Hersteller sein, der Importeur, ein Händler oder ein schriftlich beauftragter Dritter. Sie trägt die rechtliche Verantwortung für die Konformität des Produkts und für die Aufbewahrung der Produktinformationsdatei.

Habe ich weniger Pflichten, wenn ich direkt statt über einen Marktplatz verkaufe? 

Nein. Für den Direktverkauf an Verbraucher gelten dieselben Pflichten. Im eigenen Shop bestimmen Sie zudem die gesamte Darstellung, die Verantwortung für korrekte Pflichtangaben und Claims liegt also ganz bei der Marke.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Notifizierung erlaubt es, ein Produkt in Verkehr zu bringen. Für den Shop gelten eigene Regeln, nämlich die zur Kennzeichnung und zu Claims, und dort findet die laufende Compliance tatsächlich statt.

• Produktseiten müssen dieselben Pflichtangaben zeigen, die ein Käufer auf der Verpackung lesen würde: INCI-Liste, Verwendungszweck, Warnhinweise, Nennfüllmenge und Angaben zur verantwortlichen Person, bei Onlineangeboten zusätzlich die Identifikation des Wirtschaftsakteurs.

• Claims sind im Shop eine Frage der Content-Steuerung, weil derselbe Claim auf Seiten, in Anzeigen und in strukturierten Daten mehrfach vorkommt und jede Kopie für sich belastbar sein muss.

• Eine Notifizierung deckt die ganze EU ab, aber die Sprachpflicht wächst mit jedem Markt. Der Mehraufwand beim Verkauf in mehreren Ländern entsteht im Shop, nicht im Portal.

• Wer die Pflichtangaben als strukturierte Shopify-Metafelder auf jeder Seite ausgibt und die Sprache pro Markt über Shopify Markets steuert, hält die Compliance mit einer einzigen Änderung aktuell statt mit einer Suche durch den ganzen Katalog.

Kosmetik-Compliance in der EU ist weniger eine Launch-Checkliste als ein Katalog, den Sie laufend aktuell halten. Genau diese Art von strukturiertem Shopify-Aufbau setzt unsere E-Commerce-Agentur für regulierte Kategorien um, in denen der Katalog lange nach dem Launch korrekt bleiben muss. Auf der Produktseite zeigt sich, ob diese Pflege gelingt oder unbemerkt nachlässt. Speichern Sie diesen Artikel deshalb und gehen Sie Ihre eigenen Produktseiten mit Ihrem Team durch, bevor Sie den nächsten Markt öffnen.