Het juiste bureau kiezen

Toch worden te veel digitale projecten als ‘niet succesvol’ bestempeld. Meestal komt dit door een mismatch met een bureau. In dit artikel hopen we je te informeren over veelgemaakte fouten bij het kiezen van een bureau, die leiden tot ontevredenheid of mislukte ontwikkelingsprojecten. Daarnaast leggen we uit wat je zorgvuldig moet controleren.

Hoofdstuk 1: Ontwikkeltalen en technische architectuur

Ontwikkelingstalen

Er zijn veel ontwikkeltalen en ze hebben allemaal hun voor- en nadelen. Het kiezen van de ‘verkeerde’ taal kan echter leiden tot vertragingen, hogere kosten, onmogelijkheden, een complete verbouwing of zelfs het mislukken van het project in zijn geheel. Daarom is het essentieel dat je niet alleen je huidige wensen kenbaar maakt, maar ook je toekomstplannen/visie. Als een bureau altijd vasthoudt aan ‘één favoriete taal’, is de kans groot dat ze niet in jouw belang werken. Als het bureau wat dieper ingaat op de kenmerken en jou uiteindelijk laat beslissen, kun je met een gerust hart zeggen dat de eerste rode vlag op groen is gesprongen.

Technische architectuur

Naast het simpelweg kiezen van de ‘juiste’ taal, is het ook belangrijk om na te denken over de architectuur. De architectuur geeft aan of het schaalbaar is, hoe de stabiliteit wordt gewaarborgd en vele andere relevante variabelen. Elk bureau moet eerst een goede architectuur uittekenen en deze grondig kunnen uitwerken. Dit is simpelweg omdat dit het kernprincipe van potentieel succes (of mislukking) zal zijn.

Hoofdstuk 2: De portfolio en andere referentiecliënten

De portefeuille

Elk bureau dat een geweldig portfolio heeft, zal trots genoeg zijn om het te laten zien. Wanneer een portfolio niet wordt getoond of ontbreekt (“omdat we onder NDA vallen”), is deze hoogstwaarschijnlijk niet beschikbaar. Kijk daarom altijd op de website van een van je potentiële bureaus en/of vraag hen naar hun agency deck. Dit zal de grote agentschappen meteen van de mindere onderscheiden.

Referentie klanten

Het bekijken van referentieklanten op de website duurt maximaal 1 minuut en kan uren hoofdpijn besparen. Vaak, als een bureau projecten doet voor alle grotere bedrijven en bekende merken, kun je ervan uitgaan dat ze ervaren zijn. Simpelweg omdat, als meerdere grotere organisaties de neiging hebben om hun vertrouwen in dit bedrijf te stellen, ze waarschijnlijk iets heel goed doen. Wees je er echter ook van bewust dat dit een mismatch kan creëren. Als een bedrijf bijvoorbeeld alleen grote projecten doet voor overheden en jij bent een eenmansbedrijf (met een lager budget), dan zullen het proces en de kosten zeker te hoog zijn voor jou als bedrijf.

[my_ad_code]

Hoofdstuk 3: Een goed doordacht proces en een ervaren team

Proces

Het proces is niet alleen belangrijk, maar ook essentieel voor elk ontwikkelings- en ontwerpproject. Hoewel de deliverables ‘vormvrij’ zijn, zorgt het proces voor bepaalde mijlpalen, check-ups en bouwt het een noodzakelijk vangnet in. Als bijvoorbeeld ontevredenheid, miscommunicatie of een fout in een vroeg stadium wordt ontdekt, zal de impact minimaal zijn. Aan het einde van een proces kan het echter afschuwelijk en zeer kostbaar/tijdrovend zijn voor beide partijen. Het proces moet echter altijd kunnen worden aangepast aan de omvang van het project en daarom ‘agile’ zijn (ja, ik zei Agile). Vertrouw daarom alleen op de bureaus die een sterk maar flexibel proces kunnen opzetten.

Ervaring

Naast een sterk proces is uitvoering essentieel. Daarom raden we ten zeerste aan om bij elk project ten minste één senior aan boord te hebben. Simpel gezegd is dit om eenvoudige fouten te voorkomen en onregelmatigheden tijdig op te sporen. Eén senior projectmanager kan bijvoorbeeld een heel team structureren en ervoor zorgen dat je van elke stap op de hoogte bent. Zorg er bij grootschalige projecten (1 miljoen euro +) zeker voor dat elk teamlid van het bureau ten minste een gemiddeld ervaringsniveau heeft.

Hoofdstuk 4: Algemene kostenindicatie en tijdlijn

Kosten

De kosten zijn altijd een belangrijke factor bij het vinden van de juiste match met een bureau. En natuurlijk is het heel fijn om van tevoren precies te weten wat de kosten zijn. Maar laat me je dit vragen: “Weet je precies hoe je product eruit zal zien?”. Precies, natuurlijk niet. Daarom heeft elk proces – dat vormvrij is – ingebouwde flexibiliteit nodig. Dit betekent bijvoorbeeld dat een urenbereik of een indicatie op basis van user stories betekent dat het bureau weet dat het flexibel moet zijn.

Tijdlijn

Net als de prijs kan ook een tijdlijn verschillen als het project verandert. Maar soms moet je gewoon een bepaalde deadline garanderen. Daarom moet een agentschap altijd rekening houden met een bepaald percentage voor een onverwachte vertraging (bijvoorbeeld een API van een derde partij die niet werkt). Als het tijdschema vastligt, moet het bureau bovendien vooraf aangeven dat extra middelen kunnen worden ingezet wanneer extra uren nodig zijn. Anders zou dit niet realistisch zijn. Dit staat algemeen bekend als een van de meest voorkomende fouten binnen de ontwikkeling, die het momentum verpest en productlanceringen van veel bedrijven vertraagt. Wees dus bewust en wees zeker realistisch in plaats van optimistisch.

Hoofdstuk 5: De persoonlijke band met het agentschap

Het beste gevoel

Natuurlijk hoef je geen beste vrienden te zijn met je bureau, maar je moet ze wel kunnen vertrouwen en op ze kunnen bouwen. Als je bijvoorbeeld denkt dat iets niet gaat zoals gepland of als je de grip verliest, moet het bureau met je kunnen praten en je kunnen troosten. Bovendien moet het bureau de feiten op een rijtje kunnen zetten en je direct op de hoogte brengen van eventuele hobbels en vertragingen. Daarom zijn er meerdere invoer-/contactmomenten nodig om jouw ‘perfecte’ product te maken. Dat betekent dat je absoluut een positief gevoel moet hebben over het bureau en het team waarmee je in zee gaat. Precies die combinatie van transparantie, ervaring en persoonlijke klik proberen we bij Flatline Agency iedere dag waar te maken.