So nutzen Sie das Multi-Account-Management von HubSpot (BETA)
Von Robin Laseur
Wer mehrere Marken, Geschäftsbereiche oder regionale Teams betreut, kennt das Problem: Jede Einheit hat ihren eigenen HubSpot-Account, und niemand sieht das Ganze. HubSpot hat darauf jetzt eine Antwort: Multi-Account-Management, derzeit in der BETA-Phase. Die Funktion bündelt Arbeitsabläufe, macht die Zusammenarbeit zwischen Teams einfacher und nimmt Unternehmen mit mehreren Accounts doppelte Arbeit ab.
Das Multi-Account-Management von HubSpot bringt drei Neuerungen mit:
eine gemeinsame Organisationsstruktur,
Datenspiegelung und
das Kopieren von Assets
Wenn Sie ein Markenportfolio führen oder als Agentur mehrere Kunden betreuen, verändert diese Funktion, wie Sie wachsen.
Sie verbinden Accounts miteinander und teilen Daten zwischen ihnen, ohne dieselben Handgriffe immer wieder zu machen. In diesem Artikel zeigen wir, wie das Multi-Account-Management von HubSpot funktioniert, was es Ihnen bringt und worauf Sie beim Einrichten achten sollten.
Bereit, Ihre Account-Struktur neu aufzustellen? Dann fangen wir an.
Was ist das Multi-Account-Management von HubSpot?
Das Multi-Account-Management ist eine neue Funktion für Unternehmen, die mehrere HubSpot-Accounts nutzen. Statt sich überall einzeln anzumelden und Assets von Hand nachzubauen, legen Sie eine Organisation an, verbinden die Accounts miteinander und verwalten gemeinsame Daten und Assets an einer Stelle.
Damit können Teams:
Kontakt- und Aktivitätsdaten zwischen Accounts spiegeln
Marketing-Assets wie E-Mails und Formulare kopieren, statt sie doppelt zu bauen
die Struktur übersichtlich halten und trotzdem flexibel bleiben
Getrennte Einheiten arbeiten so unter einem Dach, und die Zusammenarbeit über Account-Grenzen hinweg wird einfacher.
Warum sollten Sie auf Multi-Account-Management setzen?
Mehrere HubSpot-Accounts bedeuteten bisher Zersplitterung: getrennte Teams, doppelte Arbeit, Erkenntnisse, die niemand zu sehen bekommt. Das Multi-Account-Management bringt Dateneinsicht, geteilte Assets und administrative Kontrolle in einem Rahmen zusammen.
Warum das zählt:
Konsistenz: Branding und Dateninterpretation laufen zwischen Teams und Geschäftsbereichen nicht mehr auseinander.
Zeitgewinn: Workflows und Inhalte werden kopiert statt neu gebaut.
Transparenz: Wichtige Daten werden gespiegelt, damit alle denselben Stand haben, ohne dass die Sicherheit leidet.
Wenn Sie über Märkte, Marken oder Tochtergesellschaften hinweg arbeiten, verändert diese Funktion einiges. Mehr dazu, was es heißt, mit HubSpot sinnvoll zu wachsen.
Die Funktionen, auf die es ankommt
Der Unterschied steckt im Detail. Die Funktion verbindet nicht nur Accounts, sie verändert, wie eine Organisation über Teams, Regionen und Marken hinweg arbeitet. Diese fünf Punkte machen daraus mehr als eine Abkürzung für Administratoren.
1. Eine zentrale Organisation
Sie legen eine übergeordnete Organisation an und verbinden darin bis zu fünf HubSpot-Accounts. Mit den passenden Rechten sehen Super-Admins alles an einer Stelle: welche Accounts verbunden sind, wie sie zusammenspielen und welche Daten geteilt werden.
2. Datenspiegelung zwischen Accounts
Sales und Service arbeiten oft nebeneinander her und wissen nicht, was in einer anderen Marke oder Region passiert. Mit der Datenspiegelung werden Kontakt- und Aktivitätsdaten aus einem HubSpot-Account im anderen sichtbar. Jeder im Team sieht die ganze Geschichte hinter einem Kunden. Keine zweite Anmeldung. Kein zusätzliches Meeting. Nur Kontext, überall.
Ein Beispiel: Ein Kunde kauft bei Marke A und meldet sich beim Support von Marke B. Dank Datenspiegelung sieht das Serviceteam die Kaufhistorie sofort, auch wenn sie in einem fremden HubSpot-Portal liegt.
3. Assets accountübergreifend kopieren
Marketing-E-Mails, Listen und Formulare von Account zu Account zu klonen, war bisher mühsam. Mit dem Kopieren von Assets bauen Sie einmal und setzen überall ein. Templates, Automatisierungen und Segmentierungslogik ziehen mit um. Weniger Strg+C und Strg+V, mehr „In Account kopieren“.
4. Verbindungen in eine oder in beide Richtungen
Multi-Account-Management erzwingt keine Gleichmacherei. Sie entscheiden, ob Daten und Assets in eine Richtung fließen oder in beide. So bleibt jede Einheit eigenständig und arbeitet trotzdem mit den anderen zusammen.
5. Steuerung und Überblick auf Admin-Ebene
Super-Admins und Partner-Admins verwalten die gesamte Struktur direkt auf der Organisationsseite. Das heißt: engere Zugriffskontrolle, einfachere Prüfungen, weniger Fehler. Jede Änderung ist zusätzlich durch Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert.
Für wen ist Multi-Account-Management gedacht?
Die Funktion richtet sich nicht nur an Konzerne. Sie passt zu jeder Organisation mit mehreren Geschäftsbereichen, Regionen oder Marken, vor allem dort, wo Konsistenz, Überblick und Tempo mit der Größe mitwachsen müssen.
Wenn Ihr Team Folgendes betreut:
eigenständige Marken unter einer Dachgesellschaft
Geschäftsbereiche für unterschiedliche Märkte
Regionen mit eigenen, lokalisierten Assets und Daten
Partnerteams mit eigenen Anforderungen an das CRM
… dann bringt diese Funktion Ihre Abläufe zusammen, ohne die Eigenständigkeit zu kosten. Jeder Account behält seine eigenen Daten und Werkzeuge, und Sie bestimmen, wann und wo synchronisiert wird. Für wachsende Unternehmen, die größer werden und dabei den Überblick behalten wollen.
Nicht sicher, ob das auf Sie zutrifft? In der HubSpot Academy finden Sie ausführliche Beispiele, wie Teams damit in der Praxis arbeiten.
So starten Sie mit dem Multi-Account-Management
Für die Aktivierung brauchen Sie mindestens einen Marketing-Hub-Enterprise-Account. Der wird zum übergeordneten Account. Daran hängen Sie bis zu vier weitere HubSpot-Accounts der Stufe Professional oder Enterprise.
Schritt für Schritt:
Melden Sie sich als Super-Admin in Ihrem Marketing-Hub-Enterprise-Account an.
Gehen Sie zu Einstellungen → Organisationsverwaltung → Multi-Account.
Klicken Sie auf Organisation erstellen und wählen Sie die Accounts aus, die Sie verbinden wollen.
Nutzen Sie Quick connect für die automatische Einrichtung oder schalten Sie Datenspiegelung und Asset-Kopieren einzeln frei.
Prüfen, bestätigen, loslegen: Ab jetzt arbeiten Sie über alle verbundenen Portale hinweg.
Die vollständigen technischen Schritte und Voraussetzungen zeigt das offizielle HubSpot-Video.
Wichtig zu wissen:
Die Daten aller Accounts müssen in derselben Region liegen
Sandbox- und Testaccounts werden nicht unterstützt
In jedem verbundenen Account muss ein Super-Admin vorhanden sein
Empfehlungen für die Arbeit mit dem Multi-Account-Management
Die Funktion eröffnet neue Wege, über Marken und Regionen hinweg zu arbeiten, ein Patentrezept gibt es aber nicht. Die folgenden Empfehlungen stammen aus CRM-Projekten in sehr unterschiedlichen Organisationen und helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und typische Fehler zu umgehen:
Ziehen Sie klare Datengrenzen
Entscheiden Sie früh, welche Daten zwischen Accounts gespiegelt werden und welche nicht. Synchronisieren zu können heißt nicht, dass Sie es tun sollten. HubSpot beschreibt die Grenzen der Datenspiegelung im Detail.
Nutzen Sie einheitliche Namenskonventionen
Wenn Sie Formulare, Listen oder E-Mails zwischen Accounts kopieren, verhindert ein einheitliches Namensschema spätere Verwirrung, besonders wenn mehrere Teams beteiligt sind. So bleibt das Kopieren von Assets übersichtlich, auch wenn es mehr wird.
Prüfen Sie regelmäßig nach
Nehmen Sie sich in festen Abständen Zeit dafür: Welche Accounts sind aktiv, wie werden Assets geteilt, passt die Synchronisation noch zu Ihren Prozessen? Halten Sie das Setup und die Struktur Ihrer Organisation beieinander.
Regeln Sie den Zugriff bewusst
Vergeben Sie Benutzerrollen mit Bedacht. Accounts sind verbunden, Rechte sollten es deshalb nicht automatisch sein, sonst sehen Menschen Daten, die sie nicht brauchen. HubSpot zeigt im Leitfaden, wie Sie Benutzerrechte einrichten, damit nichts durchrutscht.
Reden Sie mit den Teams
Sagen Sie jedem Geschäftsbereich, was sich ändert. Ein gemeinsames CRM ist nur so gut wie die Menschen, die es einheitlich benutzen. Für größere Teams helfen die Business Units von HubSpot dabei, Kommunikation und Struktur sauber zu trennen.
Gut starten, strukturiert bleiben
Multi-Account-Management in HubSpot ist ein strategischer Vorteil. Ob Sie gerade expandieren oder längst mehrere Domains verwalten: Der Weg nach vorn wird damit einfacher. Wie bei jedem Werkzeug entscheidet allerdings die Einrichtung.
Als HubSpot-Implementierungspartner richten wir Multi-Account-Strukturen für wachsende Teams so ein, dass Datenspiegelung und Rechtevergabe zu dem passen, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet.
Sie wollen wissen, ob das zu Ihrer Wachstumsstrategie passt? Flatline Agency begleitet Sie bei Einrichtung und Integration in Ihre bestehende Landschaft. Sprechen wir darüber.
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