INNOVATION

Die „schleichende Ausweitung des Geltungsbereichs

Nun, wir machen uns manchmal selbst lächerlich, weil unser unbewusstes Ich „Preventing Scope Creeps“ geschrieben hat, und wir wissen, dass wir alle schon einmal „Scope Creep“ erlebt haben, aber es ist besser, die „Scope Creeps“ zu erkennen. Sie wissen schon, die Leute in unseren Projekten oder unsere Stakeholder oder vielleicht unsere Kunden, die die...

Last updated: 12 Mai 2022 - 7 mins read

Robin Creative Director

CONTENTS

Nun, wir machen uns manchmal selbst lächerlich, weil unser unbewusstes Ich „Preventing Scope Creeps“ geschrieben hat, und wir wissen, dass wir alle schon einmal „Scope Creep“ erlebt haben, aber es ist besser, die „Scope Creeps“ zu erkennen. Sie wissen schon, die Leute in unseren Projekten oder unsere Stakeholder oder vielleicht unsere Kunden, die die Probleme verursachen, die den Umfang erweitern. Daher halte ich es für wichtig, nicht nur Techniken zur Bewältigung der Ausweitung des Projektumfangs, sondern auch der Ausweitung des Projektumfangs einzuführen. Wie sehen sie aus? Nun, manchmal denken wir, dass die „Scope Creeps“, die Leute, die den Scope in unser Projekt einbringen, unheimlich aussehen.

Vielleicht sind sie böse. Aber wir haben gelernt, dass es eher die Menschen sind, die Sie am meisten mögen. Das sind die Leute, die dir die Donuts bringen und dich zum Mittagessen einladen.

Sie sind dein bester Kumpel

Sie wollen alles für sie tun. Sie sind also diejenigen, die immer nach den kleinen Extras fragen. Darüber werden wir heute sprechen. Hier sind einige Techniken, die wir einsetzen können, um dies zu erreichen. Hier sind also sieben Tipps, die wir gelernt haben, wie man auf dem richtigen Weg bleibt. Also erstens: Definieren Sie den Umfang.

Wir sind immer wieder erstaunt, mit wie vielen Projekten wir arbeiten, bei denen der Umfang noch gar nicht festgelegt ist. Vielleicht haben sie auch nur eine ungefähre Vorstellung davon, aber es ist wichtig, den Umfang im Voraus zu kennen und zu definieren, bevor das Projekt beginnt, und nicht erst, nachdem es angelaufen ist. Wir wissen, dass Sie lachen, weil Sie es auch gesehen haben. Es ist also wichtig, dass Sie das Ziel im Voraus definieren, sich mit Ihrem Änderungskontrollgremium, Ihren Interessengruppen und Ihren Kunden darauf einigen und die Basis festlegen. Es ist wichtig, sich vor Projektbeginn einen Überblick über den Umfang des Projekts zu verschaffen.

Jede Änderung protokollieren und dokumentieren

Protokollieren Sie dann die Änderungen. Hier ist noch eine. Völlig schockiert, wenn die Änderungen am Projekt oder am Umfang nicht dokumentiert sind. Wir empfehlen daher, die Änderung zu dokumentieren, die Änderung zu bewerten, zu prüfen, was sich ändert oder wie sie sich auf Ihre Projekte auswirkt, und sie zu genehmigen. Sie müssen wissen, was Sie damit machen wollen.

Sollen wir es auf Eis legen? Werden wir sie genehmigen, diese Änderung umsetzen, was werden wir damit tun? Es ist wichtig, dass das Änderungskontrollgremium Ihres Projekts diese Entscheidung trifft und nicht Sie, der Projektleiter, denn sonst bleiben Sie am Ende auf den Kosten sitzen. Wenn diese Änderungen genehmigt oder in das Projekt aufgenommen werden, ist es wichtig, entweder den Zeitplan oder den Projektplan neu festzulegen. Das ist eine einfache Sache, die man tun kann, daher kennen wir die Statistiken nicht, die Sie betrachten.

25% Erfolgsquote

Wissen wir, dass mehrere Organisationen, darunter Gartner und viele andere Organisationen, ständig die Zahl der gescheiterten Projekte untersuchen? Prüfen Sie also Ihre Quelle. Einer Quelle zufolge scheitern 75 % der Projekte. Nun, das meiste davon liegt in diesem Bereich, in dem die Menschen die Kontrolle über den Wandel nicht übernehmen. Wenn diese Änderungen erst einmal von den Beteiligten und dem Änderungskontrollgremium gebilligt und dann von dieser Gruppe genehmigt werden, dann ist das Projekt möglicherweise nicht gescheitert.

Es ist ein Unterschied, ob man zu den 75 % der gescheiterten Projekte oder zu den 25 % der erfolgreichen Projekte gehört. Wenn Sie also nur die Zahlen betrachten, wenn zehn Projektmanager mit Ihnen im Raum sind, dann sind es 7,5 oder, wenn Sie aufrunden, acht von Ihnen, die gescheiterte Projekte leiten und zwei von Ihnen, die erfolgreiche Projekte leiten. Der geringfügige Unterschied kann etwas so Kleines sein wie die Frage, ob Sie die Änderungen des Umfangs verwalten und Ihre Pläne neu ausrichten. Nummer vier: Beantragen Sie zusätzliche Mittel oder Ressourcen.

Ist alles in Ordnung?

Nun sind die Änderungen also genehmigt worden. Sie haben sich umorientiert. Aber manchmal ist es für manche Menschen schwer, zurückzugehen und zusätzliche Mittel zu beantragen, die sie brauchen, um diese Veränderungen zu verwirklichen. Wenn Sie dem zustimmen, aber nicht zurückgehen und um die Leute, die Finanzierung und die Ressourcen bitten, die Sie brauchen, um diese Änderungen durchzuführen, sind wir wieder bei den Statistiken. Nummer fünf: Achten Sie auf die Zeichen.

Sie als Projektleiter sollten also immer auf Ihr Team achten, auf das Verhalten Ihres Teams. Wir haben das Gefühl, dass es ein Zeichen dafür ist, wenn es zu ruhig wird, wenn die Leute zwar arbeiten, man aber keine Signale vom Team oder kein Feedback bekommt. Oder es ist immer alles in Ordnung, wenn Sie Ihr Projektteam oder Ihre Teammitglieder fragen: „Wie läuft es?“, und alles ist auf Kurs. Das sind unserer Meinung nach Anzeichen dafür, dass etwas nicht in Ordnung sein könnte.

Es ist also immer gut, zurück zu gehen, die Teammitglieder und das Projekt zu überprüfen, sich die Dinge anzusehen, die tatsächlich abgeschlossen werden, und zu sehen und zu bewerten: „Sind Sie wirklich auf dem richtigen Weg?“ Nehmen sie die Kekse und die Brownies und die Donuts von den Scope Creeps, implementieren diese Änderungen in und tun sie leise? Nur um am Ende des Projekts herauszufinden, wo sich der Umfang des Projekts vergrößert hat, ohne dass Sie davon wussten. Nummer sechs: Prioritäten setzen. Auch hier wird wieder auf die vorangegangenen Schritte zurückgegriffen, indem das Änderungskontrollgremium die Änderungen bewertet und nach Prioritäten ordnet.

Dies geschieht in der Regel, wenn wir mehrere Gruppen sehen, manchmal mit Ihrem Projekt und Sie haben verschiedene Interessengruppen aus verschiedenen, sagen wir, Geschäftseinheiten, die Änderungen an Sie herantragen, und dann ist es ein Gezänk. Lassen Sie den Änderungskontrollausschuss entscheiden, welche Änderungen genehmigt werden müssen. Lassen Sie das den Änderungskontrollausschuss machen, sonst geraten Sie in eine unangenehme Lage, in der Sie nicht sein wollen.

Fallen Sie nicht auf die schleichende Ausweitung des Geltungsbereichs herein

Nummer sieben: Vermeiden Sie die Fallen. Wir kennen sie alle, die kleinen Phrasen, die sie sagen: „Wenn Sie schon mal da drin sind…“ Oder,

„Könntest du das auch tun, während du das machst?“

Ausweitung des Geltungsbereichs

Oder,

„Alles, was du tun musst, ist…“

Sie haben eine einfache Lösung, auch wenn sie es noch nie gemacht haben. Oder die, die wir am meisten lieben,

„Hey, so lange wird es nicht dauern.“

Und worauf basiert das? Auf wessen Einschätzung basiert das?

Auf der Grundlage derer, die es noch nie getan haben? Basierend auf keiner Änderung oder Bewertung? Das sind also die kleinen Fallen, in die wir tappen und die dazu führen, dass die Zahl der gescheiterten Projekte bei 75 % oder noch höher liegt.

Wir müssen uns eingestehen, dass wir als Kunde den Spielraum einschränken, weil wir die Kekse, die Donuts, die Pizza oder jede andere Taktik nutzen, um die zusätzlichen Dinge zu bekommen, die wir wollen.

Einige dieser Tipps habe ich von uns selbst gelernt, nicht nur bei unseren Projekten, sondern auch als Kunde bei anderen Projekten, bei denen wir den Umfang vergrößert haben. Wenn Sie also Tipps, Hilfsmittel oder Techniken benötigen, um die Ausweitung des Projektumfangs in den Griff zu bekommen, oder besser noch, um die Ausweitung des Projektumfangs zu erkennen.

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